OBOWIĄZEK INFORMACYJNY

Obowiązek informacyjny wynikający z Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO). Niniejszy obowiązek informacyjny należy zawsze czytać razem z Ogólną Polityką Prywatności i Ochrony Danych Osobowych Toyota/Lexus ("Ogólna Polityka Prywatności"), w której opisane są ogólne zasady przetwarzania danych osobowych.

Niniejszy obowiązek informacyjny odnosi się do przetwarzania przez nas Państwa danych osobowych w celu:
- dostarczenia Państwu naszych produktów i usług,
- odpowiedzi na Państwa pytania,
- efektywnego zarządzania relacjami i kontaktami z nami i innymi podmiotami z grupy Toyota oraz
- jeśli wyrażą Państwo na to zgodę, do wysyłania określonych informacji marketingowych/handlowych i zaproszeń do określonych badań rynku.

Jakie Państwa dane osobowe zbieramy?

Zbieramy między innymi następujące kategorie danych osobowych:
- imię, nazwisko i forma grzecznościowa (Pani, Pan),
- dane kontaktowe (np. adres korespondencyjny, adres e-mail i numer telefonu),
- informacje powiązane z kontem MyT/LexusLink,
- informacje na temat interakcji pomiędzy Państwem a nami, takie jak historia Państwa relacji i transakcji z nami, w tym na przykład wizyty w salonach Autoryzowanych Dealerów, zakupy, zapisane konfiguracje samochodów, wizyty w celu naprawy i konserwacji, kontakty z nami, Państwa pytania, prośby, wnioski i skargi do nas i historia ich rozpatrywania,
- informacje o Państwa pojeździe Toyota/Lexus (np. VIN, informacja dotycząca daty odbioru Państwa pojazdu Toyota/Lexus, przebieg, informacje diagnostyczne i informacje powiązane z utrzymaniem i naprawami pojazdu Toyota/Lexus,
- informacje o Państwa zainteresowaniach i preferencjach,
- informacje o zgodach, których nam Państwo udzielili i zarządzaniu przez nas tymi zgodami (w tym również np. prowadzenie rejestru wycofanych zgód).

Kto i jak przetwarza Państwa dane?


1) Administrator danych oraz cele i podstawy prawne:
Administratorem Państwa danych osobowych są:

Toyota Motor Poland Company Limited sp. z o.o., 02-673 Warszawa, ul. Konstruktorska 5 (TMPL), Toyota Motor Europe NV/SA, Avenue du Bourget 60, B-1140 Bruksela (Belgia) (TME) oraz wybrany Autoryzowany Dealer Toyoty i Lexusa w Polsce (Autoryzowany Dealer) - aktualizowane listy adresowe oraz dane kontaktowe na stronie www.toyota.pl / www.lexus-polska.pl w poniżej wskazanym zakresie.

W zależności od wyrażonej zgody oraz w przypadku zakupu produktów lub realizacji usług Toyota i Lexus, TMPL, TME i Autoryzowany Dealer przetwarzają Państwa dane osobowe w celu oraz na następującej podstawie prawnej:

Cel przetwarzania

Podstawa prawna:

Komunikacja marketingowa i badania rynku:
- Przesyłanie przypomnień, które mogą zawierać treści handlowe związane z pojazdem Toyota/Lexus oraz dotyczące odnawiania wszelkich oferowanych przez nas usług (np. dotyczących przeglądów technicznych),
- Oferowanie przez nas produktów i usług Toyota oraz Lexus bezpośrednio (w tym oferty modeli samochodów, części, akcesoriów, samochodów używanych oraz innych produktów i usług marki Toyota i Lexus, takich jak pomoc drogowa, usługi powiązane i usługi mobilne),
- Zaproszenia na organizowane przez nas wydarzenia (marketing bezpośredni),
- Wysyłanie ankiet związanych z badaniami marketingowymi, zapytań na temat produktów i usług Toyota i Lexus (niedotyczące badań w związku z wykonywanymi usługami lub badań posprzedażowych) oraz badań zawierających treści marketingowe, reklamowe lub promocyjne, które dotyczą użytkownika, pojazdu Toyota/Lexus lub naszych produktów i usług, w tym dobierania ich pod kątem Państwa potrzeb oraz oczekiwań, zestawiania danych pochodzących z różnych źródeł i tworzenia profilu (profilowanie dla potrzeb marketingu).
Chcemy zapewnić, że Państwa zgoda nie będzie wykorzystana do przesyłania zbędnych informacji. Dołożymy wszelkich starań, aby to, co zostanie Państwu przesłane było dla Państwa istotne i użyteczne. Chcemy również słuchać użytkowników i rozumieć ich zainteresowania, preferencje i oczekiwania. Na podstawie zebranych informacji, na przykład o historii zakupów, wizytach na naszych stronach internetowych, otwarciu naszej korespondencji e-mail itp. - budujemy profil klienta, aby móc dostarczyć Państwu spersonalizowane oferty, ogłoszenia i zaproszenia.

Państwa zgoda
(art. 6 ust. 1 lit. a RODO w związku ze zgodą na przesyłanie komunikatów marketingowych w świetle przepisów ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną i Prawa telekomunikacyjnego – wyrażoną poprzez dobrowolne podanie danych kontaktowych dla celów przesyłania informacji marketingowych i handlowych)

Ocena i poprawa jakości naszych produktów, usług i doświadczeń klientów.
Dla lepszego doboru usług do potrzeb klientów Toyota i Lexus, ogólnej optymalizacji produktów Toyota i Lexus, optymalizacji procesów obsługi, budowania wiedzy o klientach Toyota i Lexus, analizy finansowej TMPL, TME oraz sieci dealerskiej.
W celu oceny i poprawy jakości naszych produktów i usług, jak również w celu badań i rozwoju, Państwa dane osobowe mogą być również anonimizowane i jako takie wykorzystywane przez inne podmioty z grupy Toyota.

Nasz prawnie uzasadniony interes
(art. 6 ust. 1 lit. f RODO) – optymalizacja procesów i produktów Toyota i Lexus

Administrowanie, utrzymywanie i rozwój systemów informatycznych oraz zapewnienia bezpieczeństwa danych

Nasz prawnie uzasadniony interes
(art. 6 ust. 1 lit. f RODO – utrzymanie i prawidłowe korzystanie z systemów informatycznych Toyota i Lexus).

Cele dowodowe oraz ochrona przed roszczeniami
Umożliwienie ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami oraz w celach archiwalnych (dowodowych) będących realizacją prawnie uzasadnionego interesu administratora zabezpieczenia informacji na wypadek prawnej potrzeby wykazania faktów.

Nasz prawnie uzasadniony interes
(art. 6 ust. 1 lit. f RODO – cele dowodowe)

Zarządzanie Państwa danymi osobowymi
Dbanie o aktualność, korygowanie i utrzymywanie w porządku danych osobowych klientów, jak również kontaktowanie się z klientami przy problemach z realizacją wniosków klientów oraz centralizowanie, łączenie, udostępnianie, aktualizacja i poprawianie Państwa danych osobowych, które przekazali Państwo nam lub innym podmiotom z grupy Toyota, lub które byłyby już dostępne dla nas lub innych podmiotów z grupy Toyota. Zarządzanie Państwa zgodami, np. w celu weryfikacji, czy wyrazili Państwo zgodę na przesyłanie materiałów marketingowych.

Państwa dane osobowe są przechowywane w centralnych systemach obsługiwanych przez TMPL, TME i Autoryzowanego Dealera lub przez inne podmioty z grupy Toyota. Toyota/ Lexus dąży do tego, aby:
- zarządzać Państwa danymi osobowymi w sposób efektywny (na przykład, poprzez centralizację Państwa danych osobowych możemy łatwiej zapewnić ich aktualność i dokładność oraz zorganizować ich udostępnianie),
- zapewnić Państwu najlepszą możliwą obsługę klienta,
- wspierać i ułatwiać niektóre działania opisane w pozostałych celach przetwarzania.

Nasz prawnie uzasadniony interes
(art. 6 ust. 1 lit. f RODO – obsługa żądań i praw klientów)

Podjęcie działań przed zawarciem umowy na podstawie Państwa zainteresowania ofertą
(np. umówienie na jazdę próbną, odpowiedź na Państwa żądanie dot. spotkania lub informacji na temat produktów i usług Toyoty lub inną prośbę o udzielenie informacji, przyznanie i rozliczenie prawa do rabatu lub specjalnej oferty dla osób wykonujących określone zawody).

Czynności zmierzające do zawarcia umowy
(art. 6 ust 1 lit. b RODO)

Wykonanie zawartej umowy
W celu wykonania i na podstawie zawartej umowy gwarancji dotyczącej nabytych produktów lub usług

Zawarta umowa
(art. 6 ust 1 lit. b RODO)

Utrzymywanie relacji i odpowiedzi na Państwa zapytania.
Wykonanie badania satysfakcji klientów (w związku z wykonywanymi usługami lub badania posprzedażowego).

Nasz prawnie uzasadniony interes
(art. 6 ust. 1 lit. f RODO – obsługa posprzedażowa)

Wykonywanie obowiązków prawnych.
Udokumentowanie wykonanej usługi lub umowy dla celów rachunkowych i wypełnienia obowiązków podatkowych.

Obowiązek prawny administratora
(art. 6 ust 1 lit. c RODO w związku z przepisami z zakresu rachunkowości i obowiązków podatkowych)

Wykonywanie akcji przywoławczych.
Realizacja akcji przywoławczych oraz innych obowiązków wynikających z bezpieczeństwa produktu, ponieważ jest to niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze.

Obowiązek prawny administratora
(art. 6 ust 1 lit. c RODO w związku z przepisami z zakresu odpowiedzialności za produkt niebezpieczny)

2) Odbiorcy danych:
- odbiorcami Państwa danych osobowych będą: Autoryzowani Dealerzy Toyoty i Lexusa w Polsce (Autoryzowani Dealerzy), inne podmioty z grupy Toyota, które mogą świadczyć usługi, dostarczać towary lub być zaangażowane w przetwarzanie danych dla celów określonych powyżej, firmy współpracujące w zakresie usług IT, usług marketingowych, usług księgowych i archiwizacyjnych, badań rynku, call center, firmy wspierające organizację i realizację wydarzeń;

- Państwa dane osobowe mogą zostać przekazane do podmiotu z siedzibą w Stanach Zjednoczonych – Salesforce.com, Inc. (San Francisco, USA), który deklaruje zapewnienie odpowiedniego stopnia ochrony danych osobowych jemu przekazywanych zgodnie z zatwierdzonymi wiążącymi regułami korporacyjnymi Salesforce oraz standardowymi klauzulami umownymi (link). Kopię danych osobowych przekazywanych do tego podmiotu może Pani/Pan uzyskać w Punkcie Kontaktowym Ochrony Danych TMPL;

Państwa dane mogą być przekazywane do miejsc poza EOG, w tym do Stanów Zjednoczonych Ameryki i Wielkiej Brytanii, w przypadku Brexitu, jeśli jest to właściwe (i) do osiągnięcia dowolnego z celów określonych w niniejszym obowiązku informacyjnym lub (ii) w celu przekazania Państwa danych Odbiorcom danych zgodnie z niniejszym obowiązkiem informacyjnym.
W przypadku przekazania Państwa danych osobowych poza EOG, upewnimy się, że Państwa dane osobowe są chronione przez następujące zabezpieczenia:
- prawo kraju, do którego przekazywane są Państwa informacje, zapewnia odpowiedni poziom ochrony danych (art. 45 RODO); lub
- przekazanie podlega standardowym klauzulom ochrony danych zatwierdzonym przez Komisję Europejską (art. 46 ust. 2 RODO) lub wiążącym regułom korporacyjnym (art. 47 RODO).

3) Kontakt:
W sprawach związanych z ochroną danych osobowych można skontaktować się z Punktem Kontaktowym Ochrony Danych pod adresem e-mail: klient@toyota.pl.

4) Okres przechowywania:
Państwa dane osobowe przechowywane są:
a) przez okres niezbędny do wykonania umowy/realizacji usługi lub gwarancji i dochodzenia lub obrony roszczeń z tym związanych, tj. przez okres 10 lat, licząc od końca roku, w którym zawarto umowę lub do czasu przedawnienia roszczeń;
b) w celu realizacji akcji przywoławczych oraz innych obowiązków wynikających z bezpieczeństwa produktu - przez okres 10 lat licząc od końca roku, w którym zawarto umowę;
c) w przypadku przetwarzania danych w celu realizacji naszego prawnie uzasadnionego interesu - przez okres do czasu złożenia przez Państwa sprzeciwu, z zastrzeżeniem konieczności przetwarzania danych do końca okresu niezbędnego do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń;
d) w przypadku przetwarzania danych w celach marketingu bezpośredniego – do momentu cofnięcia przez Państwa zgody (przy braku innej podstawy prawnej przetwarzania). Ponadto, przez 10 lat będziemy przechowywać dowód udzielonej zgody dla celów dowodowych – wykazania faktów na wypadek ewentualnych roszczeń związanych z nieprawidłowym przetwarzaniem danych osobowych.

5) Źródło pochodzenia danych: dane udostępniane przez Państwa, dane udostępnianie przez administratorów, dane na podstawie dokumentów, dane ze stron internetowych (plików cookies), w odniesieniu do podmiotów prowadzących działalność gospodarczą także z publicznych rejestrów CEIDG oraz KRS.

6) Pouczenie o prawach: posiadają Państwo prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych; prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo wniesienia sprzeciwu wobec profilowania, prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie.
W przypadku marketingu bezpośredniego, w każdej chwili przysługuje Państwu prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania Państwa danych w celu prowadzenia marketingu bezpośredniego. W przypadku skorzystania z tego prawa, zaprzestaniemy przetwarzania danych w tym celu.

7) Prawo do skargi: mają Państwo prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych gdy uznają Państwo, iż przetwarzanie danych osobowych Państwa dotyczących narusza przepisy RODO;

8) Prawo do sprzeciwu: w każdej chwili przysługuje Państwu prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania Państwa danych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu, opisanego powyżej. Przestaniemy przetwarzać Państwa dane w tych celach, chyba że będziemy w stanie wykazać, że w stosunku do tych danych istnieją dla nas ważne prawnie uzasadnione podstawy, które są nadrzędne wobec Państwa interesów, praw i wolności, lub dane będą nam niezbędne do ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

9) Państwa dane osobowe podlegają profilowaniu na podstawie wyrażonej zgody na otrzymywanie dopasowanych informacji. Przesyłanie dopasowanych informacji marketingowych i handlowych może mieć wpływ na Państwa decyzje zakupowe poprzez wyświetlanie lub proponowanie przez nas określonych produktów Toyota lub Lexus oraz udzielanie specjalnych rabatów.

10) Zawarcie przez Państwa umowy z Autoryzowanym Dealerem dot. produktu lub skorzystanie z usługi powoduje powstanie bezpośredniej relacji prawnej z wybranym Autoryzowanym Dealerem, który jest w zakresie określonym w niniejszym obowiązku informacyjnym Administratorem Państwa danych.
Podanie przez Państwa danych osobowych jest dobrowolne, jednakże konsekwencją ich niepodania będzie brak możliwości zawarcia i wykonania umowy/realizacji usługi.

11) W każdej chwili mają Państwo prawo do wycofania swoich zgód poprzez wysłanie wiadomości e-mail, a jeżeli byłoby to dla Państwa trudne, także w formie zwykłego listu na poniższe adresy:
• e-mail: klient@toyota.pl,
• adres: Toyota Motor Poland Company Limited Sp. z o.o. z dopiskiem Dział CS/CR ul. Konstruktorska 5, 02-673 Warszawa